Organizacja konferencji to złożony proces, który wymaga wykwalifikowanego podejścia i jasno określonych zadań.
Od czego należy zacząć organizację konferencji i kongresów
Przygotowania zaczynają się od odpowiedzi na pytania: „Dlaczego zamierzasz zorganizować konferencję?” i „Dla kogo to robisz?” Aby na nie odpowiedzieć, musisz zrozumieć, kim jest Twoja grupa docelowa. Jaka jest, kto jest w niej zawarty, jak żyje? Wyraźny portret grupy docelowej określi czas, miejsce, temat i czas trwania wydarzenia. Dosłownie wszystko zależy od tego, ponieważ organizujesz imprezę nie dla siebie, a dla ludzi, którzy na nią przyjdą. Ważne, żeby im się to podobało, tylko w tym przypadku przyniesie to korzyści również Tobie link.
Etapy organizacji wydarzenia
1. Rozpoczynamy planowanie.
Przygotuj konkretny i szczegółowy plan swoich działań, którym będziesz się kierować przygotowując się do konferencji. Oto punkty, które należy w nim odzwierciedlić:
- Zadania (pożądane jest pogrupowanie ich w bloki tematyczne, na przykład: wyposażenie techniczne, organizacja przerw na kawę),
- Specjaliści,
- Terminy (dokładne i przybliżone terminy realizacji każdego z zadań),
- Prelegenci i ich wymagania,
- Sprzedaż biletów.
2. Przyciągamy partnerów.
3. Tworzymy program.
4. Przygotowujemy prelegentów.
5. Poszukujemy miejsce na konferencję lub kongres. Miejsce konferencji powinno być przestronne i komfortowe i spełniać wszystkie wymogi techniczne.
6. Promujemy wydarzenie.
